Egzemplarze obowiązkowe

Egzemplarz obowiązkowy to ustawowy mechanizm służący gromadzeniu dorobku piśmienniczego kraju. Ma na celu tworzenie narodowego zasobu bibliotecznego – w celu jego rejestracji, archiwizacji, ochrony i zapewnieniu powszechnego dostępu do wiedzy. Zgodnie z przepisami, do ich przekazania zobowiązany jest podmiot, który nakład wytworzył lub zlecił jego wykonanie – zazwyczaj jest to wydawnictwo lub autor wydający samodzielnie. Podstawą prawną jest wspomniana ustawa oraz rozporządzenie ministra kultury i sztuki z dnia 6 marca 1997 r. w sprawie wykazu bibliotek uprawnionych do otrzymywania egzemplarzy obowiązkowych poszczególnych rodzajów publikacji oraz zasad i trybu ich przekazywania.

Liczba obowiązkowych egzemplarzy bibliotecznych zależy od rodzaju i nakładu. Jeśli Twój druk przekracza 100 sztuk, musisz przekazać łącznie 17 egzemplarzy do uprawnionych bibliotek. Wykazu bibliotek uprawnionych do otrzymywania egzemplarzy szukaj w załączniku do rozporządzenia. Najważniejsze instytucje to:

• Biblioteka Narodowa w Warszawie (2 sztuki)
• Biblioteka Jagiellońska w Krakowie (2 sztuki)
• Biblioteka Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego, Biblioteka Publiczna m.st. Warszawy, Biblioteka Uniwersytecka w Toruniu, Biblioteka Uniwersytecka we Wrocławiu, Biblioteka Sejmowa oraz pozostałe placówki z listy (po 1 sztuce).

 
Jeśli nakład jest niższy niż 100 sztuk, liczba ta maleje do 2 egzemplarzy, które trafiają do Biblioteki Narodowej oraz Biblioteki Jagiellońskiej.

Gdy ten sam tytuł drukujesz w dwóch standardach edytorskich – np. w oprawie miękkiej oraz twardej, obowiązek przekazania egzemplarzy obowiązkowych odnosi się do standardu wyższego (zatem w tym przypadku do oprawy twardej).

Tak jak już pisaliśmy – do przekazania egzemplarzy obowiązkowych są zobligowani wydawcy, którzy publicznie udostępniają egzemplarze swojej publikacji. Oznacza to, że z obowiązku zwolnieni są ci, którzy nie nadają swojej publikacji numeru ISBN – nie wprowadzają jej do sprzedaży, drukując tylko na tzw. potrzeby osobiste (np. dla rodziny i przyjaciół), do użytku służbowego czy jeśli publikacja jest drukiem artystycznym o charakterze oryginału.
Zgodnie z zasadami i trybem przekazywania książek, czas na wysyłkę jest bardzo krótki. W rozporządzeniu z 6 marca 1997 r. czytamy: „Wydawca zobowiązany jest przekazać egzemplarze obowiązkowe w następujących terminach: Bibliotece Narodowej w ciągu 5 dni, a pozostałym bibliotekom w ciągu 14 dni od momentu zakończenia procesu produkcji publikacji.”

Warto tu wspomnieć o jeszcze jednej rzeczy. W rozumieniu ustawy „publikacja” (czyli dzieło zwielokrotnione dowolną techniką w celu rozpowszechnienia) to nie tylko dzieło piśmiennicze, ale także graficzne i graficzno-piśmiennicze takie jak: mapy, nuty, plany; audiowizualne, czyli płyty, taśmy, mikrofilmy, filmy; zapisane na informatycznych nośnikach danych oraz oprogramowanie komputerowe. Te wszystkie rodzaje publikacji podlegają ustawie o obowiązkowych egzemplarzach bibliotecznych.

Książki wysyła się pocztą. Przesyłka powinna być wyraźnie opisana jako „Egzemplarz obowiązkowy”. Przesyłki z egzemplarzami obowiązkowymi wysyłane do bibliotek uprawnionych do ich otrzymywania są zwolnione z opłat pocztowych.

Jeśli nakład naszej książki ma 100 lub mniej egzemplarzy, po 1 egzemplarzu wysyłamy do:

• Biblioteka Narodowa, al. Niepodległości 213, 02-086 Warszawa
• Biblioteka Jagiellońska, al. Mickiewicza 22, 30-059 Kraków.

 
Należy także pamiętać, że do każdej przesyłki z książkami należy dołączyć ich wykaz w dwóch egzemplarzach. Biblioteka-adresat zachowuje w aktach jeden egzemplarz wykazu, drugi opieczętowuje i podpisuje, a następnie zwraca jako potwierdzenie odbioru.

Nadużycia lub zwłoka w przekazywaniu egzemplarzy obowiązkowych mogą skutkować sankcjami. Choć sejm uchwalił ustawę z myślą o ochronie kultury, przewidziano w niej kary grzywny dla podmiotów, które uchylają się od przekazywania publikacji. Ustawa mówi o karze grzywny. Poza tym brak publikacji w zasobach BN może też utrudniać promocję tytułu, gdyż książka nie pojawi się w oficjalnych statystykach, jakie prowadzi Biblioteka Narodowa.

Przekazanie książek do bibliotek uprawnionych do otrzymywania egzemplarzy to nie tylko biurokratyczny wymóg, ale swego rodzaju element prestiżu. Dzięki temu Twoja twórczość staje się częścią historii polskiej kultury. Brzmi całkiem miło, prawda? ;)